إدارة المشتريات والعقود
التخطيط
من مهام إدارة المشتريات التخطيط ووضع سياسة شراء محكمة وتطويرها لتتناسب مع ظروف ومتطلبات المؤسسة، وتتحدد ملامح هذه السياسة غالبًا بناء على مجموعة من المعايير، كالكمية والحاجة والجودة والسعر .
مراجعة طلبات الشراء
من مهام إدارة المشتريات كذلك مراجعة طلبات الشراء المقدمة من الإدارات المختلفة، وفي حال كان هناك تجاوز فيها يتم مراجعة الطلبات مع الإدارة لإعادة هيكلتها بما يحقق احتياجات الإدارة ولا يتعارض مع خطة الشركة.
الجدولة الزمنية للمشتريات
تعمل إدارة المشتريات على تنظيم جدول زمني لتسلُّم المشتريات، بحيث تلبي احتياجات المؤسسة وإداراتها المختلفة، كما تُراعي في ذلك الكفاء التخزينية لدى الشركة ، مع الأخذ في الاعتبار جدولة الدفعات المالية مقابل المواد المُورَّدة.
إصدار أوامر الشراء والتوريد
بعد الاتفاق مع المورد على طلب تأمين مواد منه بكمية وسعر ومواصفات محددة، تقوم إدارة المشتريات بإصدار مستند أمر الشراء للمورد لكي يتم تزويد مخازن الشركة بهذه المواد، وتتابع معه عملية التسليم.
اعتماد عملية التسليم
تعمل إدارة المشتريات على التأكد من سلامة عقود الشراء والفواتير. كما تعتمد إدارة المشتريات المواد المورّدة بعد فحصها من قِبل المختصين والتأكد من موافقتها للمواصفات المطلوبة.
دراسة العقود الحالية
تتم دراسة جميع العقود المبرمة مع الجهات والشركات و المؤسسات بالتعاون مع الشئون القانونية وذلك لتحديد مدى الاستفادة منها و البحث عن سبل التطوير و التحسين حيث يعتبر اجراء مقارنة الأداء من أهم إجراءات تطوير إدارة المشتريات و العقود .
